業務分析の進め方




1.調査目的の設定

 業務調査を進めるにあたって、調査の目的を明らかにします。
 実際にやる場合は、具体的な目標を設定しますが、
 一般的な目標は以下です。

 1)業務効率化への寄与
 2)LT短縮
 3)管理者による目標管理基盤整備
 4)今後の改善取り組みへの基礎情報収集
 5)業務引継ぎ情報としての活用
 6)ジョブローテーションへの活用

2.手段の明確化

1)ヒアリングによる実施

  ご担当者に対してヒアリングにて実施します。
  調査期間や調査負荷は軽減できますが、
  大雑把にしか捉えられず、また定量的評価
  がしにくいという特徴があります。
  概略を掴む場合に有効な手段です。

2)日誌等からの情報収集

  営業日誌や業務日誌から拾うやり方です。

  調査目的に対して情報が不足している場合は、
  過去の日誌を調べるのではなく、新たに項目を
  追加して、ある期間記載してもらった後に集計
  します。

  日誌は個人が記載しているので、個人の
  主観要素が入る余地があります。

3)ワークサンプリング

 ワークサンプリングは、乱数で算出したタイム表を
 活用し、そのタイム表に記載されている時間に誰が
 何をしているか記載していく方法です。

4)連続観測

 ご担当者にずーと張り付いて、実際に何をやって
 いるか記録していく方法です。
 精度はあがりますが、調査負荷がかかります。


設定した目的と求められる精度から手段を
検討します。

3.対象業務・対象者、対象期間の設定

 対象期間については、
 業務は必ずしも同じことを毎日やってる訳では
 なく、日次で行う業務や週次、月次、半期
 や年次で行う業務がありますよね。

 また例えば、夏場は忙しくて冬場はそうでもない
 といったような場合や、月初・月末が忙しく、
 他はそうでもないなど時期によって業務の繁閑が
 あるので、設定するにあたってはこの事を考慮します。